Contratto e relazione: prospettiva sistemica nei contratti aziendali di durata

Contratto e relazione

Ogni contratto che regola il funzionamento e l’attività dell’azienda, oltre ad essere una struttura di norme giuridiche è anche un sistema complesso di relazioni.
I flussi di relazioni dentro e fuori l’azienda, e che si snodano a più livelli, hanno a che fare strettamente con la genesi, la formazione e l’esecuzione di ciascun contratto.
Spesso i flussi di relazioni restano un “non detto” e questa incompiutezza può essere considerata una delle concause dell’insorgere dei conflitti, sia per quelli di tipo relazionale all’interno dell’azienda, che per quelli giuridici promossi dai clienti di quell’azienda.
Esiste una chiave di lettura multidisciplinare del contratto la cui espressione richiede di sviluppare le “capacitazioni “da avvocato della complessità.

“Se vogliamo cominciare a lavorare in modo diverso, dobbiamo iniziare a pensare in modo diverso” Ilya Prigogine _Premio Nobel per la fisica 1986

Nei contesti organizzativi con i quali mi interfaccio come consulente, ho notato la ricorrenza di alcune convinzioni e comportamenti precedenti la richiesta del mio intervento che mi sono apparsi significativi nella trattazione della vicenda al pari delle valutazioni giuridiche. Analizzando più da vicino queste dinamiche, non solo con strumenti giuridici, ne ho tratto la conclusione che il complesso tessuto delle strutture formali di tipo legale contenute in un contratto si lega e dipende, influenzandole a propria volta, alle relazioni e processi che caratterizzano l’azienda e ai valori che essa sceglie di esprimere. Un contratto, infatti, è necessariamente composto oltre che da clausole contrattuali tipiche o atipiche, anche da più livelli di processi relazionali, i quali – a loro volta – non possono prescindere dal contesto aziendale di riferimento: trame formali e informali che creano reti interconnesse e interdipendenti e da queste vengono a propria volta influenzate.

Nella maggior parte dei casi, ignorare la trama e non considerarla nelle sue proprietà distintive può incidere sulla durata ed efficacia degli accordi, nel medio e lungo periodo e, conseguentemente, intaccare l’efficienza aziendale e il suo bilancio.

Il percorso che ciascuna vicenda rivela riguarda incidenze non giuridiche che non vengono considerate adeguatamente in particolare nei contratti di durata: flussi di comunicazione per prevenire il ripetersi di meccanismi e abitudini operative aziendali dannose, superficiali, fuorvianti, che possono impattare negativamente sul ciclo di vita di un contratto; la mancanza di una visione sistemica incide fortemente sul ciclo della commessa, sui costi aziendali e quelli pubblici, sulle relazioni aziendali e sull’immagine delle imprese porta alla ripetizione di processi organizzativi erronei o fortemente carenti e riduzionistici, che influiscono notevolmente sull’esito dell’intervento legale. Nella quasi totalità dei casi, emerge una scarsa attenzione al processo di nascita ed esecuzione del contratto come a un processo unitario strettamente connesso alle caratteristiche anche di governance dell’azienda e alle modalità di gestione delle sue persone.

Un esempio.

Sotto il profilo giuridico, un contratto si compone dei suoi elementi essenziali e delle clausole specifiche (un sistema di tipo complicato, direbbero gli studiosi di complessità). Da un punto di vista relazionale, si possono individuare tre diversi aspetti: i) i rapporti tra le parti contraenti, che prendono impegni e responsabilità reciproche; ii) i motivi per i quali le parti assumono l’accordo e il contesto di riferimento; iii) i dettagli relativi all’accordo secondo le esigenze private e pubbliche (per l’appalto: tempi di esecuzione, corrispettivo, conseguenze di eventuali inadempimenti e di eventi imprevedibili, penali, clausole applicabili ex lege, ecc.).

Generalmente si ritiene che le clausole contrattuali che descrivono questi aspetti possiedano esclusivamente un significato giuridico, e sicuramente ce l’hanno. Ma, se si indaga più a fondo nella trama di relazioni sottese ai concetti giuridici e ai tecnicismi espressi dalle parole, si scopre che essi sono sia la traduzione dell’accordo in termini giuridici, sia l’espressione concreta di fatti e comportamenti che riguardano gli aspetti organizzativi e valoriali dell’azienda e di quelli che potrebbero riguardarla sul piano organizzativo, di performance e persino di bilancio.

Esaminiamo la dinamica che riguarda la formazione del contratto. La fase commerciale e negoziale che precede la stesura del contratto, fase estremamente importante, creativa e fortemente “costruttiva”, ha a che fare con il rapporto tra le parti contraenti: scegliere come negoziare i contenuti dell’accordo ha un impatto rilevante sulle modalità dell’esecuzione di esso e della soluzione di eventuali emergenti criticità e controversie. Le parti contraenti, basandosi sulla loro percezione, talora ritengono di aver preso impegni che non corrispondono al senso giuridico e si scelgono tra loro per motivi che non vengono nemmeno menzionati nelle premesse del contratto. E invece ciò dovrebbe accadere: un buon avvocato negoziatore sa tradurre questi aspetti presupposti. Senza contare che esistono regole generali contenute nel codice civile, nella legislazione specialistica o in norme di rango superiore, nazionale e europeo, che hanno forza di legge tra le parti indipendentemente dal loro richiamo nel contratto. A questi contenuti, non esplicitati nel contratto, relazionali e giuridici, viene data scarsa importanza mentre, di fatto, formano il costrutto di senso che sostiene l’intero accordo e potranno diventare leve per innescare incomprensione e conflitto in fase di adempimento del contratto.

Le parti daranno corso a ciò che hanno inteso nelle loro menti e nelle parole che si scambiati nei vari incontri commerciali e non alle norme tipiche del contratto, che, spesso, nessuno spiega loro nelle sue specifiche conseguenze. Predomina l’uso di fac simili e accordi già utilizzati in altre occasioni, standardizzazione che fa risparmiare tempo, ma elude aspetti o specificità significative per quel caso.

Emerge sempre più chiaramente quindi, che un qualsiasi contratto contiene una trama di relazioni a più livelli di diversa natura che si aggiunge a quella giuridica: un primo livello riguarda la tipologia formale dell’azienda, il bene o servizio che produce e il mercato al quale beni e servizi sono rivolti (livello tecnico-giuridico); un secondo livello riguarda la distribuzione interna all’azienda di ruoli, funzioni e compiti (livello organizzativo e di processo); un terzo livello, non regolamentato, riguarda la cultura e il clima aziendale (livello informale della struttura). La compresenza di diversi livelli e delle connesse inter-retro-azioni, sia all’interno di ogni azienda sia tra aziende, implica la necessità di integrare le istanze che, al di là degli schemi formali, riflettono la complessità del rapporto contrattuale. Istanze che io vedo continuamente emergere dal tessuto contrattuale e che restano per lo più ignorate.

Per quanto riguarda la mia esperienza, quindi, posso dire che come primo passo nella gestione contrattuale, ritengo necessario intervenire rispetto a una serie di errori sistematici, in quanto automatismi consolidati nell’operare quotidiano delle organizzazioni prive di consapevolezza sistemica e di persone con l’incarico di farla emergere e di averne cura:

mancanza di adeguata strategia aziendale, a breve e a lungo termine, rispondente alle necessità che emergono durante la vita del contratto (es. tardiva decisione di ricorrere a un professionista esterno, in mancanza di una professionalità interna);
non chiara ripartizione di ruoli e competenze, soprattutto tra le persone che si prendono carico della gestione degli ordini, dei reclami o delle contestazioni;
elevato flusso di comunicazioni via email contenenti affermazioni delle quali non si conosce l’esatto significato tecnico-giuridico né l’eventuale impatto controproducente;
estrema verticalità dell’organigramma e rigorosa separazione delle funzioni (es. tra area legale e area commerciale) che ingessano l’azione al punto da impedire un flusso efficace delle informazioni;
standardizzazione della descrizione dei ruoli, che limita sia la capacità di conoscere dall’esterno l’effettivo contenuto delle attività da svolgere, sia la possibilità di mettere a frutto le effettive risorse delle persone presenti in azienda;
focalizzazione sul controllo della performance quantitativa e non sulla performance qualitativa e relazionale. Inoltre vi è una mancanza di attenzione alle capacità di cooperazione, collaborazione e scambio di esperienze tra le persone.

Una azione standardizzata accompagnata da errori del tipo indicato impedisce la costruzione di un approccio sistemico. L’adozione dell’approccio sistemico nella gestione dei contratti aziendali è invece indispensabile ed è utile anche a modellare la strategia aziendale in quanto permette di intervenire in tutti quei momenti nei quali il contesto rimanda indietro la chiara necessità di essere visto, previsto e adattato. Ed è normale che ciò accada perché i sistemi complessi funzionano così. Serve che una azienda nomini una persona che abbia la responsabilità delle relazioni contrattuali: un avvocato della complessità.

Dallo sviluppo di questo processo complesso può accadere che emerga la necessità di prendere una decisione diversa da quella assunta in precedenza in analoghe circostanze. Questo è un aspetto nodale: non sottovalutare l’importanza dei feedback provenienti dal contesto e l’opportunità di un intervento correttivo costante. Questo approccio aumenta la capacità di agire dell’intero sistema, incide positivamente sulle voci di bilancio e, in definitiva, sulla qualità delle relazioni. Comprendere profondamente perché questa modalità va integrata nel modo di agire dei contesti complessi è, a mio avviso, fondamentale. Infatti, è proprio la natura complessa del contesto organizzativo a richiedere questa attenzione, costante e fiduciosa, per individuare le migliori decisioni da assumere tra quelle previste, pensate, ipotizzate e immaginabili e, allo stesso tempo, essere pronti a modificarle.

Cosa può dirci la visione sistemica sulle organizzazioni viventi come l’azienda?

Il pregio di questa teoria è stato quello di focalizzare l’attenzione sulle relazioni tra le parti e il tutto, nonché di evidenziare la necessità di adottare un nuovo tipo di percezione. L’approccio sistemico ha fornito risposte a domande fondamentali quali “cos’è la vita?”, “come funzionano i sistemi viventi?” e rispetto alla definizione delle loro proprietà comuni. La nuova scienza del ventesimo secolo ha anche definitivamente accettato l’idea che non esistono risposte scientifiche definitive e immutabili. Il paradosso e l’incertezza sono diventati non solo elementi complementari al sistema, ma veri e propri alleati per esprimere la sua maggiore resistenza ed efficienza. Il tessuto contrattuale offre numerosi spunti di questo tipo: mai un contratto può prevedere e regolare tutte le situazioni verificabili nel corso del suo ciclo di vita: un eccessivo dettaglio nelle clausole, ne ingessa l’operatività, una scarsa lungimiranza nel fissare i criteri di soluzione delle macro dinamiche che lo possono riguardare secondo i diversi piani relazionali specifici, lo rende inutile se non addirittura un vero ostacolo alla risoluzione dei conflitti e certamente una voce di costo negativa da iscrivere a bilancio. Dirò di più: per il bilancio di una organizzazione, le voci di spesa di tipo negativo collegate all’ignoranza o trascuratezza della complessità relazionale collegata ai suoi contratti restano per lo più occulte.

Comprendere come i sistemi viventi processano il proprio funzionamento e il cambiamento è stato per me un potente strumento per aiutare le organizzazioni ad essere centrate su ciò che le rende uniche; a fare da cassa di risonanza al flusso di competenze, intelligenza e creatività che le attraversano; a favorire l’emersione della saggezza attraverso le connessioni e i nodi della sua rete, a stipulare contratti maggiormente efficaci e duraturi nel tempo e a individuare le risorse per gestire le eventuali criticità in modo preventivo nonché a risolvere quelle invitabili in modo costruttivo. In ambito scientifico oggi è definitivamente accettato che tutti i sistemi viventi sono sistemi complessi, organizzati in reti, strutture dinamiche e dissipative, auto-organizzate.

Qui sotto un piccolo grafico riassuntivo di quanto ho imparato da chi si occupa di complessità in ambito scientifico. La mia lettura principale è stata quella del fisico Fritjof Capra.

Le caratteristiche sopra delineate dalla scienza sistemica dei sistemi viventi, riguardano in buona parte anche il sistema vivente azienda.

La fase di negoziazione e conclusione di ogni contratto di durata offre numerose leve per coordinare il funzionamento dell’organizzazione e, nell’ottica che descrivo in questo scritto, un’occasione pratica per entrare nei diversi livelli di relazioni che compongono sia l’accordo, che la struttura necessaria al suo ciclo di vita.

Serve iniziare ad agire, portare l’approccio sistemico nella gestione dei contratti aziendali; la chiarezza non avviene prima di aver cominciato.

Francesca Todeschini